Comment bien rédiger son cahier des charges de création de site internet

Qu’est-ce qu’un cahier des charges?

Le cahier des charges est le tout premier document nécessaire au bon démarrage d’un projet, entre vous et votre prestataire. Croyez le ou non, plus il sera complet, plus il vous permettra de gagner du temps et de l’argent.

La plupart des personnes qui chercheront à faire créer leur site internet ont bien souvent la connaissance de l’existence d’un cahier des charges, cela ne veut pas dire qu’ils sauront quoi y mettre. Ce document vous aidera je l’espère à créer les bonnes bases d’un projet pour pouvoir démarcher ensuite vos designers.

Les objectifs du cahier des charges

Le cahier des charges a pour but de communiquer à vos futurs designers, en un seul et même document, toutes les informations nécessaires à la bonne compréhension de votre projet.

Ce cahier des charges vous permettra:

  • de réunir tous les détails et informations utiles au bon déroulement du projet
  • de recevoir rapidement des solutions et devis précis
  • de pouvoir comparer les propositions de différents prestataires en leur envoyant à tous une même base de départ
  • d’éviter de répondre aux mêmes questions à différents prestataires
  • de clarifier l’organisation de votre projet, de vos idées, et d’éventuellement cibler quelques oublis ou incohérences
  • de définir et donc d’obtenir un fil conducteur qui définira vos attentes en terme de déroulement de projet, autant dans les phases de développement, de validations, de rendus, ou de post-productions
  • de déterminer les engagements et les responsabilités des deux partis

 

A contrario, l’absence de cahier des charges lors vos recherches de prestataires ne va pas seulement vous démunir de ces avantages. Elle risque dans ce cas:

  • de vous faire perdre un temps fou à sans cesse ré-expliquer votre demande à vos prestataires
  • d’inciter votre prestataire à ignorer votre dossier puisque trop peu complet
  • de vous coûter plus cher puisque votre prestataire devra compléter voir même rédiger le cahier des charges
  • d’inciter votre prestataire à commencer le travail sans ou avec très peu de consignes, ce qui risque donc d’entraîner un nombre de retouches et modifications considérables, ce qui sera donc normalement facturé en supplément. Cette situation peut même provoquer dans les pires cas des conflits avec votre prestataire.

Quelques conseils de rédaction

  • Votre cahier des charges doit être complet mais pas complexe, simple mais pas simpliste.
  • Privilégiez les phrases courtes, cela évitera des soucis d’incompréhension.
  • Mettez en page tout votre document. Utilisez des titres, des tableaux, des listes à puces et numérotées, faites tout ce qui sera nécessaire pour que la lisibilité soit facile.
  • Relisez et faites relire votre cahier des charges avant de l’envoyer. N’oubliez pas que vos prestataires vous fourniront des réponses et des prix en fonction de celui-ci.
  • Évitez de proposer des solutions techniques trop détaillées pour atteindre vos objectifs. C’est l’expertise de votre prestataire, ses compétences, les besoins et les contraintes de votre projet qui permettront de les définir.
  • Ne citez pas d’éléments qui pourraient vous être volés lorsque votre cahier des charges sera rendu public. Évitez de citer votre futur nom de domaine si vous ne l’avez pas encore acheté, ou autres informations privées.
  • N’utilisez jamais l’abréviation ‘etc.’ ou autre. Elle est synonyme de manque de réflexion, et cette partie demandera forcément à être re-précisée, ce qui vous fera perdre du temps, à vous et à votre prestataire.

Ce que le cahier des charges doit contenir

En fonction des cas, et des besoins de votre projet, votre cahier des charges se devra d’être plus ou moins complet. Il n’est pas forcément nécessaire d’inclure tout ce qui suit et qui est donné à titre d’exemple, mais ces éléments vous aideront peut être à repérer ce que vous auriez pu oublier.

Bien que certaines demande se fassent dans l’anonymat, notamment dans le domaine politique, il est normalement indispensable de présenter votre entreprise, ou l’entité initiant votre demande. Précisez:

  • Nom et coordonnées de l’entreprise
  • Description de l’activité
  • Objectifs de l’entreprise
  • Exemples de produits ou services vendus ou proposés
  • Particularités en ambitions

N’hésitez pas à placer la listes des différents contacts concernés par le projet et sa réalisation en début de page. N’indiquez que les contacts nécessaires, et donnez le maximum d’infos possible. Le mieux est de n’avoir d’un seul interlocuteur entre votre entreprise et votre prestataire. Cela évitera que ce dernier envoie son mail à une personne au lieu de l’envoyer à tous les interlocuteurs.

Dans certains cas et projet d’ampleurs, vous devrez indiquer les différents prestataires:

  • principal interlocuteur (teneur du projet)
  • webdesigner
  • rédacteur
  • photographe
  • développeur
  • etc.

Votre site site demande de projet doit impérativement désigner les objectifs du site vis à vis de votre société. Si possible, citez-les dans l’ordre d’importance. Exemples:

  • promouvoir norte activité à l’internationale sur le web
  • étendre le marché de nos ventes grâce à la vente en ligne
  • présenter et proposer des services de l’entreprise
  • etc.

Votre société, de par son activité, cible forcément un public particulier. Votre site devra donc être adapté en fonction. Précisez par exemple:

  • type de public (tout public, enfants, 3ème âge, etc.)
  • pourquoi tel public, tel âge, tel milieu social ?
  • les besoins et attentes de votre public
  • l’aptitude de votre public à naviguer sur internet
  • qu’apportera le site en plus de votre activité  à votre public?
  • etc.

Vous n’êtes probablement pas le seul sur le terrain que vous tentez de conquérir. Il est donc bien, avant de s’insérer dans un marché, de connaitre les principaux concurrents à qui vous aurez à faire. Faites une recherche sur chacun et précisez par exemple:

  • l’adresse du site et coordonnées
  • les différences avec votre société (points forts ou faiblesses par rapport à la vôtre)
  • les besoins et attentes de votre public
  • ce que vous aimez ou n’aimez pas dans leur site
  • etc.

Maintenant que vous avez fait tout le travail de préparation et présentation de ce dossier, vous  allez pouvoir attaquer la présentation de votre contenu et le déroulement souhaité du projet. Précisez par exemple:

  • date de rendu souhaité. Si votre prestataire est également en charge de la mise en ligne du site, indiquez aussi la date de cette dernière.
  • dates des différentes étapes de validation du projet. au mieux, établir un planning.
  • etc.

L’objectif est ici de définir la hiérarchie de vos pages, et de les agencer de la manière la plus ergonomique qui soit, pour offrir au visiteur une navigation intuitive. Vous pouvez par exemple simplement listez vos pages et sous-pages avec des listes à puces de plusieurs niveaux. Pensez à préciser pour chacune, une petite description d’une ligne. Exemple:

  • homepage
  • qui-sommes nous
  • nos services
    • service 1
    • service 2
    • service 3
  • partenaires
    • Espace annonceur
      • mon compte
      • mes annonces
    • Espace diffuseur
  • contact

Une fois que vous aurez dressé le plan de votre site, définissez pour chaque page son rôle, ses contraintes et sa fréquence estimée de mise à jour. Prenons par exemple une page d’accueil quelconque d’un site BtoB. N’hésitez pas à décrire le plus précisément possible, en fonction du contenu de votre page.

  • Rôle: Ce site n’étant pas destiné au public, mais privé, pour notre communication Business to Business, le page d’accueil devra présenter notre logo, notre activité, présenter l’utilité du site et un formulaire de connexion par mail et mot de passe. Figurera également un lien vers la page d’oubli de mot de passe.
  • Contrainte: cette page devra pouvoir s’afficher sur un écran en entière sans avoir besoin de faire défiler la page vers le bas
  • Fréquence de mise à jour: l’image de fond du site sera changée chaque mois sur la page d’accueil, pour présenter notre nouveau partenaire du mois.

Vous aurez sûrement besoin de lister les fonctionnalités diverses de votre site qui seront propres à l’ensemble ou à certaines des pages. Voici quelques exemples:

Responsive: Notre site devra s’adapter à toutes les tailles d’écrans, tablettes, mobiles, smartphones.

Multilingue: Le site devra proposer pour chaque article posté, un lien vers une version traduite anglaise. L’intégralité des éléments de la page, boutons et textes, devront également être traduits.

La première question que l’on aimerait poser à un designer dont on apprécie les travaux est bien souvent: « Quels sont vos prix pour la réalisation d’un site comme ceux que vous faites? ». Malheureusement, ce designer n’aura pas de réponse précise à vous donner, puisque le budget est calculé et défini en fonction de ce que contient le cahier des charge du projet. C’est donc le rôle de votre prestataire, d’estimer le coût de la demande.

Il est tout de même fortement conseillé de préciser vous-même le budget dont vous disposez. Attention, il ne s’agit pas là d’évaluer vous-même le coût de la réalisation du site, mais plutôt de vous demander combien vous êtes  prêt à investir dans ce domaine de communication. De cette façon, votre prestataire pourra au premier coup d’œil estimer approximativement si la demande est pas assez ou trop excessive par rapport à votre budget. Il pourra donc ré-ajuste la prestation, pour proposer un devis dans votre budget le plus rapidement possible.